Information Management

Costruzione grafica di moduli elettronici contenenti dati destrutturati e metadati che permettono di descrivere il loro trattamento, definendo regole di creazione ed utilizzo, modalità ed autorizzazioni di accesso, metodologie di conversione, classificazione e archiviazione secondo molteplici standard.
Lo strumento per creare moduli strutturati in forma grafica è Form Designer che offre una ricchezza di funzionalità necessarie alla costruzione di moduli documentali in forma semplice ed immediata.

Sono disponibili tutte le funzioni di formattazione avanzata in modalità WYSIWYG, quali:
  • definizione di tipo, dimensione, stile e colore dei caratteri;
  • differenti modalità di allineamento;
  • creazione di liste numerate o puntate;
  • diversi livelli di indentazione;
  • variazione del colore di sfondo;
  • creazione di ancore ed inserimento di link interni ed esterni;
  • inserimento di immagini ed oggetti flash o multimediali;
  • creazione e formattazione di tabelle;
  • inserimento di simboli, caratteri speciali, linee di separazione.

Il Form Designer genera moduli html, con possibilità di controllo e verifica del codice generato. E’ inoltre disponibile un editor di script java o visual basic associati ad eventi specifici sul form.
I campi strutturati inseriti nel modulo vengo generati nel sottostante data base relazionale. I nomi delle variabili associate ai campi del database sono scelti dall’utente e possono essere manipolate nei processi cui il modulo è associato. Sono disponibili gli usuali tipi di campo standard, con relative modalità di presentazione e scelta, quali liste e opzioni, e un grande numero di campi predefiniti utilizzabili per la creazione di processi documentali e autorizzativi.

I moduli realizzati con Form Designer possono essere trasformati in documenti pdf e portare allegati di qualsiasi formato.
Un sofisticato sistema di classificazione documentale, permette di definire le modalità di accesso, codifica e conservazione nel repository dei form documentali creati e l’eventuale loro associazione a processi, fornendo una base snella e completa di document management.

 

Form Designer e repository documentale sono integrati con gli altri strumenti della suite openwork, così che azioni e autorizzazioni sui moduli possono essere definite in base ai ruoli organizzativi ed ai diversi passi di processo. All'interno di una form è possibile inserire un controllo di tipo Gestione Documentale che permette di arricchire la stessa di tutte le tipiche funzionalità di Document Management per:

  • allegare in numero illimitato qualsiasi tipo di file;
  • gestire l'acquisizione da scanner di documenti;
  • gestire il versioning di ogni file allegato;
  • gestire il check-in check-out di ogni file allegato;
  • convertire in pdf i file allegati;
  • applicare il riconoscimento OCR ai file allegati di tipo immagine;
  • apporre firme digitali sui file allegati;
  • apporre firme biometriche ai file allegati.

Tutte le funzionalità di Gestione Documentale citate sono disponibili anche per elaborazioni in modalità automazione tramite processi. In più attraverso appositi Job Asincroni eseguiti da un Job Engine è possibile eseguire altre tipologie di operazioni di Document Management come:

  • riconoscimento di barcode e separazione in più documenti uno per ciascun barcode riconosciuto;
  • separazione di un unico documento in più documenti in base a criteri personalizzabili;
  • apposizione di timbri / etichette su documenti;
  • autocomposizione di documenti pdf partendo da modelli Open Office;
  • attività di elaborazione documenti ed immagini.